Export PDF
mReport n'est pas seulement un tableau de bord en ligne, c'est votre générateur de rapports PDF pour bexio – pour les projets, les collaborateurs et toute l'entreprise.
Deux voies, un même état des données
Dans le tableau de bord, vous vérifiez et analysez vos heures bexio exploitées. Dès que vous voulez transmettre, envoyer ou archiver le résultat, vous exportez le rapport d'heures en PDF – sans détour par Excel ou Word.
Un rapport d'heures en PDF est autre chose qu'un export de données : il n'est pas là pour être retravaillé, mais pour être lu, classé et, le cas échéant, ressorti des années plus tard. Chaque document contient donc tout ce qui doit être compréhensible seul – expéditeur, destinataire, période et les chiffres dans leur contexte.
La répartition du travail :
Les quatre analyses
Qu'il s'agisse d'un rapport d'heures pour la clientèle, d'une analyse de projet ou d'un rapport de temps pour le dossier du personnel – les quatre types de rapport s'exportent, dans la même mise en page homogène, pour que les documents soient professionnels et reconnaissables.
Le rapport de prestations – souvent appelé rapport de travail ou rapport client – en PDF avec expéditeur et destinataire, les heures par prestation ainsi que le budget d'heures et son solde restant – prêt à être envoyé à la clientèle ou joint à la facture mensuelle.
Le rapport de projet avec l'estimation face aux heures imputées, le budget et le taux horaire réalisé, ainsi que l'analyse par lot de travail et par collaborateur – pour la réunion d'avancement ou pour la direction de projet côté client.
Le rapport collaborateur avec le temps effectué, les heures théoriques, les heures supplémentaires, les valeurs de vacances et les heures supplémentaires payées – pour l'entretien annuel, la paie ou le dossier du personnel.
Le rapport d'entreprise avec le total des heures, l'évolution sur la période, le tableau des projets et l'analyse par collaborateur – pour la direction, la séance et l'archivage.
Qualité PDF
Les PDF ne sont pas un export de données, ce sont des documents finis. Mise en page, structure et en-têtes sont déjà posés – vous n'avez rien à reconstruire. Au besoin, chaque PDF porte votre logo et donne immédiatement une impression d'ensemble cohérente.
L'apparence du document se règle une fois pour tout l'espace de travail : sept polices différentes avec et sans empattements, le logo à gauche ou à droite et à la hauteur voulue – ou pas de logo du tout –, ainsi que les quatre coins du pied de page, que vous remplissez séparément avec le type de rapport, le nom de l'entreprise, le titre, la période, le numéro de page ou la date. Vous placez l'adresse du destinataire selon la norme suisse SN 010130 ou selon DIN 5008 forme A ou B, pour qu'elle tombe dans la fenêtre de l'enveloppe ; une mention d'expéditeur au-dessus de l'adresse peut être activée. À côté des réglages figure un rapport d'exemple qui se redessine à chaque modification – vous voyez donc avant d'enregistrer à quoi ressemble le document fini.
Graphiques et tableaux entrent dans le document dans le même état que dans le tableau de bord, couleurs de vos prestations comprises. Un texte de clause facultatif peut être enregistré pour les rapports destinés aux clients.
Comme tous les types de rapport utilisent la même grille, un archivage homogène se constitue avec le temps : le rapport de temps en PDF de l'an dernier ressemble à celui de ce mois-ci, ce qui simplifie nettement la recherche et la comparaison.
Structure et export
Chaque rapport suit la même structure, quel que soit son type : en haut le logo et l'expéditeur – avec, pour les rapports destinés aux clients, l'adresse du destinataire à la position que vous avez choisie –, en dessous le titre, le type de rapport, la date de création et la période analysée. Suivent les graphiques de répartition et les tableaux de totaux, complétés au besoin d'un texte de clause. Qui a lu une fois un PDF mReport se retrouve immédiatement dans tous les suivants.
L'export lui-même tient en un clic : vous choisissez le type de rapport, la période et la vue, vérifiez chiffres et graphiques dans le tableau de bord et exportez ce même état en PDF – prêt à l'envoi, à l'impression ou au classement. Les rapports de plusieurs pages sont découpés automatiquement, avec en-tête et pied de page numéroté sur chaque page. Le nombre d'exports PDF par mois compris dans votre plan figure dans les tarifs.
Réponses à quelques questions fréquentes.
Les quatre types de rapport : rapport de prestations, rapport de projet, rapport collaborateur et rapport d'entreprise – tous dans la même mise en page homogène.
Oui, une fois pour tout l'espace de travail : la police parmi sept variantes avec et sans empattements, le logo à gauche ou à droite, sa hauteur ou son absence, les quatre coins du pied de page ainsi que la position de l'adresse du destinataire. Un aperçu à côté des réglages montre le résultat avant l'enregistrement.
Oui. L'adresse du destinataire se place selon la norme suisse SN 010130 ou selon DIN 5008 forme A ou B, afin qu'elle apparaisse dans la fenêtre de l'enveloppe correspondante. Une ligne expéditeur peut être imprimée au-dessus, pour qu'une lettre non distribuable revienne.
Le PDF est un document fini – pas un export de données qui devrait encore passer par Excel ou Word. La mise en page, les données d'en-tête et les sauts de page sont déjà réglés.
La période détermine l'étendue : un rapport mensuel montre une période, un rapport annuel une ligne par mois avec le total de l'année. C'est la même mise en page, avec une autre fenêtre de temps.
Les rapports longs sont découpés automatiquement. L'en-tête et le pied de page, avec le titre, la période et le numéro de page, se répètent sur chaque page, pour que des feuilles imprimées restent identifiables.
Pour les rapports destinés aux clients, une clause peut être enregistrée – par exemple un délai de réclamation ou une indication sur la facturation. Elle est gérée à un seul endroit et imprimée dans les rapports que vous choisissez.